Persónuverndarstefna Yrkis

1. Yfirlýsing um persónuvernd Yrkir eignir ehf. („Yrkir“ eða „félagið“) er dótturfélag Festi hf. og starfar á sviði fasteignareksturs og þróunar. Yrkir leggur ríka áherslu á að tryggja öryggi og trúnað persónuupplýsinga sem félagið vinnur með í daglegri starfsemi. Markmið þessarar persónuverndarstefnu er að veita skýrar og aðgengilegar upplýsingar um það hvernig Yrkir safnar, vinnur, varðveitir og miðlar persónuupplýsingum, í hvaða tilgangi vinnslan fer fram og hver réttindi einstaklinga eru í tengslum við slíka vinnslu. Yrkir skuldbindur sig til að fara að gildandi persónuverndarlöggjöf, þ.e. lögum nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga og öðrum reglum sem kunna að gilda hverju sinni.

2. Hverjir falla undir stefnuna Stefnan tekur til allrar vinnslu persónuupplýsinga sem Yrkir annast í tengslum við starfsemi sína. Það felur m.a. í sér vinnslu gagna um: • Leigutaka og forsvarsmenn lögaðila sem eiga í viðskiptasambandi við félagið. • Samstarfsaðila, birgja og verktaka, þ.m.t. tengiliði þeirra. • Atvinnuumsækjendur, í tengslum við ráðningarferli. • Gesti á athafnasvæðum félagsins, þar sem rafræn vöktun fer fram í öryggisskyni.

Stefnan gildir ekki um vinnslu persónuupplýsinga innan annarra félaga í Festi samstæðunni, nema sérstaklega sé tekið fram.

3. Hvaða upplýsingum er safnað Persónuupplýsingar sem Yrkir vinnur með fara eftir aðstæðum hverju sinni og geta m.a. verið: • Grunnupplýsingar: nafn, kennitala, heimilisfang, netfang, símanúmer. • Samningsupplýsingar: leigusamningar, þjónustusamningar, tryggingarskjöl, greiðslusaga. • Samskiptagögn: tölvupóstar, símtöl, erindi, kvartanir og ábendingar. • Fjárhagsupplýsingar: bankaupplýsingar og aðrar greiðslutengdar upplýsingar sem nauðsynlegar eru vegna viðskipta. • Öryggisgögn: myndefni úr öryggismyndavélum á athafnasvæðum félagsins. • Atvinnuumsóknir: ferilskrár, kynningarbréf, meðmæli og önnur gögn í ráðningarferli. Yrkir leitast ávallt við að safna aðeins þeim upplýsingum sem nauðsynlegar eru miðað við tilgang vinnslunnar.

4. Tilgangur vinnslu Yrkir vinnur persónuupplýsingar í ýmsum tilgangi sem tengjast daglegum rekstri félagsins, svo sem: 2 • Að gera og efna leigusamninga og þjónustusamninga. • Að uppfylla lagaskyldur, m.a. vegna bókhalds, skattskyldu og eftirlits. • Að innheimta réttmætar kröfur og meta greiðslugetu. • Að tryggja öryggi einstaklinga og eigna með rafrænni vöktun. • Að veita viðskiptavinum og samstarfsaðilum viðeigandi þjónustu. • Að meta hæfni og hæfi umsækjenda um störf. • Að sinna rekstrarlegum greiningum, stefnumótun og viðskiptaþróun.

5. Með hverjum deilum við persónuupplýsingum þínum Yrkir er hluti af Festi hf. samstæðunni. Í þágu innri stjórnunar, áhættustýringar, fjármálaeftirlits og rekstrarlegrar hagræðingar samstæðunnar kann Yrkir að miðla eða veita Festi hf. (móðurfélagi) aðgang að tilteknum persónuupplýsingum um viðskiptavini, svo sem viðskiptasögu og samskiptaupplýsingum. Þú átt rétt á að andmæla miðlun upplýsinga til móðurfélagsins á grundvelli lögmætra hagsmuna, sbr. 21. gr. laga nr. 90/2018. Viltu nýta þann rétt, hafðu samband við personuvernd@yrkir.is.

6. Lagagrundvöllur vinnslu Vinnsla persónuupplýsinga hjá Yrkir byggir á eftirfarandi heimildum: • Samningsskyldu: þegar nauðsynlegt er að vinna gögn til að efna eða undirbúa samning. • Lagaskyldu: þegar lög kveða á um skyldu til vinnslu, s.s. bókhalds- og skattalög. • Lögmætum hagsmunum: t.d. við rafræna vöktun til að vernda einstaklinga og eignir. • Samþykki: þegar einstaklingur veitir skýrt samþykki, t.d. í ráðningarferli eða fyrir varðveislu gagna lengur en lágmarksreglur kveða á um.

7. Geymslutími Yrkir varðveitir persónuupplýsingar ekki lengur en nauðsynlegt er. • Myndefni úr öryggismyndavélum er að jafnaði varðveitt í allt að 90 daga, nema lög eða reglur heimili lengri tíma. • Bókhaldsgögn eru varðveitt í sjö ár í samræmi við lög. • Gögn umsækjenda eru varðveitt út ráðningarferli nema samþykki sé veitt fyrir lengri varðveislu. • Aðrar upplýsingar eru varðveittar á grundvelli tilgangs og lagaskyldu, en aldrei lengur en nauðsyn krefur.

8. Rafræn vöktun Yrkir kann að nota eftirlitsmyndavélar í og við mannvirki sín í öryggis- og eignavörsluskyni. • Ávallt er gerð grein fyrir vöktun með skýrum merkingum. • Myndefni er einungis notað til að fyrirbyggja og rannsaka atvik. • Aðgangur að myndefni er takmarkaður við starfsmenn sem hafa sérstakt umboð. • Ef þörf krefur getur myndefni verið afhent lögreglu.

9. Frekar um miðlun persónuupplýsinga Yrkir miðlar persónuupplýsingum aðeins þegar nauðsyn ber til og þá á grundvelli vinnslusamninga eða lagaskyldu. Það getur t.d. átt við um: • þjónustuaðila og verktaka sem vinna verkefni fyrir félagið, • lögreglu og stjórnvöld þegar rannsókn eða lagaskylda krefst, • tryggingafélög vegna tryggingamála. • Festi hf., móðurfélags sbr. grein 5 í stefnu þessari Þriðju aðilar mega ekki nota upplýsingarnar í öðrum tilgangi.

10. Öryggi gagna Yrkir beitir tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum til að tryggja öryggi persónuupplýsinga. • Aðgangsstýringar tryggja að aðeins þeir sem nauðsynlega þurfa hafi aðgang. • Kerfi eru reglulega uppfærð og öryggisvöktun framkvæmd. • Innra verklag tekur mið af ákvæðum persónuverndarlaga og góðri starfsvenju.

11. Réttindi einstaklinga Þú átt rétt á að: • fá upplýsingar um hvort Yrki vinnur með persónuupplýsingar um þig, • fá aðgang að eigin persónuupplýsingum og/eða afrit þeirra, • óska eftir leiðréttingu rangra eða ófullnægjandi gagna, • óska eftir eyðingu gagna, nema lög krefjist varðveislu, • takmarka vinnslu við ákveðnar aðstæður, • andmæla vinnslu sem byggir á lögmætum hagsmunum, • afturkalla samþykki, þar sem það hefur verið gert að skilyrði fyrir vinnslu persónuupplýsinga. Afturköllun samþykkis hefur ekki áhrif á lögmæti vinnslu á grundvelli samþykkisins fram að afturköllun, • fá gögn afhent á tölvutæku formi.

Beiðnir skulu sendar á netfangið personuvernd@yrki.is. Þú átt jafnframt rétt á að leggja fram kvörtun til Persónuverndar, Laugarvegi 166, 105 Reykjavík, netfang: postur@personuvernd.is.

12. Persónuvernd barna Þjónusta Yrkis er ekki ætluð börnum undir 18 ára aldri. Félagið safnar ekki vísvitandi persónuupplýsingum frá börnum. Berist slíkar upplýsingar fyrir mistök verða þær tafarlaust fjarlægðar.

13. Breytingar á stefnu Yrkir áskilur sér rétt til að uppfæra þessa persónuverndarstefnu vegna breytinga á lögum, reglum eða starfsemi félagsins. Uppfærð útgáfa verður birt á heimasíðu félagsins og tekur gildi við birtingu. Persónuverndarstefna þessi var samþykkt af stjórn félagsins þann 3. mars 2026 og tók gildi sama dag.